BERBAGI ILMU ITU INDAH.....: PROGRAM PENGGAJIAN

Program penggajian

Program ini digunakan di setiap perusahaan dengan pola yang berbeda-beda. Asumsi yang digunakan dalam program ini adalah pada sebuah perusahaan. Dengan memahami polanya, anda dapat membuat program penggajian sesuai dengan situasi dan kondisi sistem yang dijadikan objek observasi.

Proses awal program penggajian ini dimulai dengan mengolah data pegawai, dalam hal ini kami hanya membuat field di tabel pegawai yang ada kaitannya dengan pembayaran gaji, kami tidak menyertakan field agama, jenis kelamin dan sejenisnya yang tidak ada kaitannya dengan perhitungan gaji, olehkarena itu pembaca dipersilakan untuk menambahkan field lain yang dirasa perlu. Kemudian dilanjutkan dengan mengolah data golongan. Setiap golongan memiliki standar pembayaran tersendiri untuk menentukan berapa tunjangan keluarganya, tunjangan anak, uang makan, uang lembur dan jaminan kesehatannya. Setelah itu dilanjutkan dengan mengolah data jabatan, dimana setiap jabatan memiliki standar pembayaran tersendiri yang berupa gaji pokok dan tunjangan jabatannya. Proses berikutnya adalah mengentri data kehadiran pegawai, data kehadiran inilah yang menjadi sumber data dalam proses perhitungan gaji. Dalam hal ini kami sajika dua model pengolahan data kehadiran.

Pola pertama adalah dengan mengentri kehadiran dalam bentuk akumilasi dalam satu bulan. Asumsinya data ini diambil dari absen harian (amano) dimana jumlah kehadiran dalam satu bulan tersebut dientri dalam form berupa berapa hari seorang karyawan masuk kerja dalam sebulan, berapa hari sakit, izin dan alpa. Selain itu dalam form yang sama dientri pula jumlah jam lembur dalam satu bulan. Dan pada kolom terakhir dientri pula berapa jumlah potongannya dalam sebulan.

Pola kedua adalah dengan mengentri kahadiran karyawan per hari, jam berapa seorang karyawan masuk kerja dan jam berapa dia pulang. Setelah itu secara otomatis lama jam kerja akan tampil dan berapa jam lama kerja lemburnya di hari tersebut. Tapi model ini dirasakan kurang efektif karena proses entri data memakan waktu yang cukup lama.

Merancang Database Dan Bentuk Relasi Tabel

Langkah awal yang harus dilakukan dalam pembuatan program penggajian ini adalah :

1. Membuat database dengan nama DBGAJI.mbd

2. Membuat tabel pegawai

3. Membuat tabel jabatan

Isi tabel jabatan adalah sebagai berikut :

JABATAN
KOJAB	NMJABATAN	GAPOK	TJJABATAN
ADM	ADMINISTRASI	1000000	300000
ANL	ANALIS	4000000	800000
BDN	BENDAHARA	1000000	300000
CLR	CLEANING SERVICE	600000	100000
DKM	DOKUMENTASI	800000	300000
DRK	DIREKTUR	8000000	2000000
DSR	DESIGNER	2500000	700000
KSM	KONSUMSI	600000	150000
MNG	MANAGER	7000000	1200000
PRL	PERALATAN	600000	100000
PRS	PERSONALIA	4000000	900000
RSP	RESEPSIONIS	750000	250000
SKR	SEKRETARIS	1000000	300000
SPR	SENIOR PROGRAMER	3000000	600000
YPR	YUNIOR PROGRAMER	1200000	400000

4. Membuat tabel golongan

Isi tabel golongan adalah sebagai berikut :

GOLONGAN
GOL	TJSUAMIISTRI	TJANAK	UMAKAN	LEMBUR	ASKES
1	50000	40000	4000	2000	35000
2	100000	80000	5000	3000	50000
3	150000	120000	5000	4000	75000
4	200000	160000	6000	5000	100000
5	250000	200000	6000	6000	125000
6	300000	240000	7000	7000	150000

5. Membuat tabel master absen

Catatan :

Pembaca dapat membuat manuver sendiri pada field lembur dengan membuat tabel tersendiri dimana datanya dientri dari jam keluar dikurangi jam masuk, maka akan dihasilkan lama kerja. Jika lama kerja lebih dari 8 jam maka lama lemburnya adalah mlama kerja dikurangi 8 jam. Dalam buku ini jumlah jam lembur diasumsikan telah diakumulasikan dalam satu bulan.

Selain itu pada field potongan, pembaca juga dapat berinovasi dengan membuat tabel potongan tersendiri dengan rincian sesuai kebutuhan sistem. Misalnya potongan pinjaman koperasi, hutang dan sebagainya.Dalam buku ini jumlah potongan diasumsikan telah diakumulasikan.

6. Membuat tabel gaji. Tabel inilah yang menjadi tabel master transaksi sebagai keseluruhan hasil transaksi atau kalkulasi penggajian berdasarkan jabatan, golongan, dan absensi karyawan.

7. Membuat tabel temporer. Tabel ini hanyalah tabel sementara tempat transaksi absen, lembur dan potongan.

Demikianlah ilustrasi awal rancangan database untuk program penggajian ini. Langkah selanjutnya adalah membuat project di VB.

Bentuk relasi tabel dalam program penggajian ini terlihat pada gambar di bawah ini :

Data Pegawai

Setelah membuat module, buatlah form untuk mengolah tabel master pegawai dengan bentuk seperti gambar di bawah ini.

Data Jabatan

Kemudian buatlah form untuk mengolah tabel master jabatan dengan bentuk seperti gambar di bawah ini :

Data Golongan

Kemudian buatlah form untuk mengolah tabel golongan dengan bentuk seperti gambar di bawah ini:

Entri Data Kehadiran Karyawan

Setelah itu buatlah form untuk mengolah tabel master absen dengan bentuk seperti gambar di bawah ini :

Contoh form entri absen seperti ini diasumsikan datanya diambil dari absen amano yang telah diakumulasikan per karyawan pada bulantertentu, termasuk data lembur dan potongannya.

Perhitungan Gaji

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, entri absen ini dapat dibuat sesuai kebutuhan sistem, anda dapat saja membuat bentuk form absen dengan bentuk yang berbeda.

Setelah itu buatlah sebuah form untuk menghitung gaji karyawan dengan bentuk seperti gambar di bawah ini:

Pencetakan Slip Gaji

Dengan langkah-langkah di atas, sebenarnya proses program penggajian sudah selesai, langkah berikutnya adalah membuat laporan penggajian. Bentuk laporan yang pertama dibuat adalah slip gaji per karyawan. Buatlah form dengan bentuk seperti gambar di bawah ini :

Pembuatan Laporan

Setelah proses transaksi selesai, langkah selanjutnya adalah membuat laporan dengan menggunakan Crystalreport. Di bawah ini terlihat beberapa bentuk laporannya.

Laporan Data Pegawai.